Freia Groep hanteert de hoogste normen op het gebied van bedrijfsethiek en naleving van de wetgeving. Het is daarom van groot belang voor Freia Groep dat er interne procedures zijn die toelaten om op een verantwoorde en doeltreffende wijze melding te maken van feitelijk of vermoedelijk wangedrag binnen de bedrijfsactiviteiten van Freia Groep, waarbij de melder beschermd blijft tegen vergeldingsacties.
Freia’s Klokkenluidersbeleid behandelt de volgende vragen:
Klokkenluiden betekent de vertrouwelijke of anonieme melding door medewerkers van Freia Groep of externe partijen (bijv. klanten, leveranciers, enz.) van illegaal, oneerlijk of onrechtmatig gedrag binnen de bedrijfsactiviteiten van Freia Groep, waarbij de melder wordt beschermd tegen vergelding. De persoon die het wangedrag meldt, noemen we de klokkenluider.
Een klokkenluider kan illegaal, oneerlijk of onrechtmatig gedrag melden, zoals (maar niet beperkt tot):
Een melding onder het Klokkenluidersbeleid moet worden gedaan in het algemeen belang van Freia Groep. Persoonlijke klachten en klachten over onaanvaardbaar gedrag op het werk of overmatige werkdruk worden niet uitgesloten van meldingen onder het Klokkenluidersbeleid. Gezien de persoonlijke aard van een dergelijke melding kan het interne opvolgingsproces echter afwijken van het huidige beleid. De vertrouwenspersoon zal de klacht niettemin aanhoren en zal informatie verstrekken over het toepasselijke lokale beleid en de beschikbare kanalen waarlangs dergelijke klachten kunnen worden behandeld.
Bij het indienen van een melding moet een klokkenluider altijd te goeder trouw handelen en moet de melding gebaseerd zijn op redelijke gronden. Wanneer de melding valse, ongefundeerde of opportunistische aantijgingen bevat, of uitsluitend wordt gedaan met het doel anderen te belasteren of schade toe te brengen, kan Freia Groep passende disciplinaire en/of juridische maatregelen nemen tegen de klokkenluider. Een klokkenluider is niet verantwoordelijk voor het onderzoeken van het wangedrag of voor het bepalen van corrigerende maatregelen. Deze taak wordt toegewezen aan gekwalificeerde zaakbehandelaars die hiervoor de intern verantwoordelijke functie uitvoeren (zie hoofdstuk 6).
Als je (potentieel) wangedrag ontdekt, daarvan kennis neemt, of redelijkerwijs vermoedt dat dit plaatsvindt binnen Freia Groep, word je aangeraden om Freia Groep onmiddellijk op de hoogte te stellen van het betreffende incident. Hieronder kun je lezen via welke rapporteringskanalen je een melding kan doen.
Binnen Freia Groep kun je via verschillende kanalen wangedrag melden. Voordat je een melding doet onder dit beleid word je verzocht om eerst de interne rapporteringskanalen te gebruiken. De interne rapporteringskanalen zijn:
Het wordt ten zeerste aanbevolen om wangedrag eerst te melden via de interne klokkenluiderskanalen binnen Freia Groep (zie artikel 4.1.1). Interne meldingen zijn het meest efficiënt om Freia Groep in staat te stellen de zaak grondig te onderzoeken en passende maatregelen te nemen om het wangedrag aan te pakken. Binnen de Europese Unie heeft een klokkenluider de mogelijkheid om wangedrag dat onder de reikwijdte van Richtlijn (EU) 2019/1937 valt, te melden aan een lokale bevoegde instantie die verantwoordelijk is voor het ontvangen en onderzoeken van klokkenluidermeldingen (externe rapportering).
Een melding moet voldoende gedetailleerd en gedocumenteerd zijn en moet de volgende gegevens bevatten (wanneer de relevante informatie bekend is):
Een klokkenluider wordt ten zeerste verzocht ervoor te opteren zijn of haar naam te vermelden, en niet anoniem een melding te maken. Dit vergemakkelijkt namelijk het interne onderzoek en het nemen van de noodzakelijke maatregelen voor de bescherming van de klokkenluider.
Freia Groep wil een omgeving creëren waarin een klokkenluider zich veilig voelt om wangedrag binnen de organisatie te melden. Hiervoor zijn de volgende beschermingsmaatregelen genomen:
De identiteit van de klokkenluider wordt strikt vertrouwelijk behandeld. De volgende maatregelen zijn genomen om een dergelijke strikte, vertrouwelijke behandeling te garanderen:
De identiteit van de klokkenluider wordt niet bekendgemaakt, behalve
Een klokkenluider heeft de mogelijkheid om anoniem te blijven zowel bij het indienen van een melding als tijdens de daaropvolgende onderzoeken. Freia Groep heeft de volgende maatregelen getroffen om de anonimiteit van de klokkenluider te waarborgen:
Freia Groep zal alle redelijke inspanningen leveren om een anonieme melding te onderzoeken, maar merkt op dat er in sommige gevallen beperkingen zijn van wat kan worden bereikt wanneer de klokkenluider ervoor kiest om anoniem te blijven.
Elke vorm van vergelding, bedreiging, straf of discriminatie tegen de klokkenluider, derden die verbonden zijn met de klokkenluider (bijv. collega’s of familieleden) of iemand die de klokkenluider heeft geholpen om een melding in te dienen of heeft deelgenomen aan het onderzoek, wordt niet getolereerd. Freia Groep zal passende maatregelen nemen tegen iedereen die vergelding neemt of dreigt te nemen.
In het geval dat een klokkenluider, of derden die met de klokkenluider zijn verbonden of iemand die de klokkenluider heeft geholpen, vrezen dat zij aan vergeldingsacties kunnen worden blootgesteld of het gevoel hebben dat er al vergeldingsmaatregelen zijn genomen, moeten zij hun zorgen onmiddellijk melden aan de interne klokkenluiderskanalen binnen Freia Groep (zie artikel 4.1.1). Deze zaak zal dan vanuit een neutraal standpunt onderzocht worden en er zal voor gezorgd worden dat de juiste maatregelen worden genomen om vergeldingsacties te voorkomen of te verhelpen.
Binnen zeven dagen na ontvangst van de melding stuurt een zaakbehandelaar een ontvangstbevestiging naar de klokkenluider.
De melding zal snel en zorgvuldig worden onderzocht in overeenstemming met dit beleid. Alle onderzoeken worden grondig uitgevoerd met inachtneming van de beginselen van vertrouwelijkheid, onpartijdigheid en eerlijkheid ten opzichte van alle betrokken personen. De zaakbehandelaar kan contact opnemen met de klokkenluider om meer informatie en/of bewijs over het wangedrag te verkrijgen. Indien dit nodig is voor het uitvoeren van een grondig en vertrouwelijk onderzoek, kunnen externe partijen (bijv. externe adviseurs, onderzoeksbureaus, accountantskantoren, enz.) betrokken worden.
Wanneer de melding intern is ingediend, wordt het onderzoek op lokaal niveau uitgevoerd. Vertegenwoordigers van de afdeling Mens & Ontwikkeling kunnen worden betrokken op een strikte need-to-knowbasis. Samen vormen zij het onderzoeksteam. Wanneer het wangedrag een structureel probleem weergeeft of verschillende entiteiten binnen de groep betreft, kan er hulp worden ingeroepen van externe (juridische) partijen. De identiteit van de klokkenluider kan alleen worden bekendgemaakt aan de externe (juridische) partijen met de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de klokkenluider.
Personen die betrokken zijn bij het wangedrag dat door de klokkenluider wordt gemeld, worden uitgesloten van het onderzoeksteam en mogen ook niet deelnemen aan de beoordeling van de melding of de vaststelling van de te ondernemen actie met betrekking tot de melding. Als een dergelijke betrokkenheid het merendeel van het onderzoeksteam uitsluit van deelname aan het onderzoek, wijst de zaakbehandelaar de taak om de melding te behandelen en de juiste actie te bepalen toe aan een onderzoeksfunctionaris zonder belangenconflicten.
Uiterlijk drie maanden na de ontvangstbevestiging ontvangt de klokkenluider feedback over het (lopende of voltooide) onderzoek van zijn melding.
Na afloop van het onderzoek stelt het onderzoeksteam een rapport op, waarin de uitgevoerde onderzoeksmaatregelen worden beschreven. Een geredigeerde, niet-vertrouwelijke en geanonimiseerde versie van dit rapport kan, uitsluitend op need-to-knowbasis, buiten het onderzoeksteam (zie punt 6.2 hierboven) worden gedeeld met het directieteam om tot een definitieve beslissing te komen.
Het onderzoeksteam zal samen met het directieteam (indien van toepassing) een definitieve beslissing nemen over het feit of het wangedrag is bewezen en de relevante acties vaststellen die nodig zijn om het wangedrag te beëindigen en het bedrijf te beschermen. Een lid van het onderzoeksteam stelt een eindrapport op met een beschrijving van de feiten en de uiteindelijke beslissing:
In het geval dat het wangedrag wordt aangetoond, worden relevante acties vastgesteld met het oog op het beëindigen van het wangedrag en het beschermen van het bedrijf; of
In het geval dat uit het onderzoek blijkt dat er onvoldoende of geen bewijs is van het wangedrag, wordt er geen verdere actie ondernomen.
De klokkenluider wordt geïnformeerd over de afsluiting van de melding en de genomen beslissing.
Dossiers van de meldingen die door de klokkenluider worden ingediend, worden bewaard en strikt vertrouwelijk behandeld. Wanneer een melding mondeling wordt ingediend, zal de zaakbehandelaar een transcript van de opname maken om de behandeling van de melding te vergemakkelijken. Wanneer een rapport mondeling wordt ingediend tijdens een vergadering op verzoek van de klokkenluider, bereidt de zaakbehandelaar de notulen van de vergadering voor. In geval van mondelinge rapportering krijgt de klokkenluider de mogelijkheid om het transcript of de notulen van het gesprek te verifiëren en te corrigeren. Na diens akkoord wordt de klokkenluider verzocht deze te ondertekenen. Alle gegevens worden niet langer bewaard dan nodig en evenredig is en worden 2 jaar na afsluiting van het onderzoek gewist. Het onderzoek moet als afgesloten worden beschouwd wanneer is besloten geen verdere actie te ondernemen, of wanneer alle actiepunten die in de uiteindelijke beslissing zijn weergegeven, zijn geïmplementeerd of voltooid. In het geval dat de melding aanleiding geeft tot gerechtelijke stappen of procedures, moet het onderzoek worden geacht te zijn afgesloten na het verstrijken van alle tijdslimieten voor het aanwenden van rechtsmiddelen dan wel bij uitputting van die rechtsmiddelen.
Dit beleid, in het bijzonder dit hoofdstuk, is bedoeld om je op de hoogte te stellen van en te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen met betrekking tot gegevensbescherming en klokkenluiders. Als jij een klokkenluider bent, een gerapporteerde persoon, of een andere genoemde derde, verwerken wij persoonsgegevens van jou. In dit gedeelte over gegevensbescherming wordt uitgelegd hoe jouw persoonsgegevens worden verwerkt in het kader van dit beleid.
Jouw persoonsgegevens worden door Freia Groep verwerkt als gegevensbeheerder, indien dit nodig is om jouw melding te verwerken. Voor vragen over de verwerking van jouw persoonsgegevens kun je contact met ons opnemen via e-mail op mo@freia.nl.
Wanneer je de klokkenluider, de gerapporteerde persoon of andere genoemde derde bent, verwerken wij de aan ons gemelde informatie. Dit kan jouw naam, functie, relatie met ons, informatie over wangedrag, strafrechtelijke vervolging of verdenking daarvan en informatie over sancties omvatten. De gemelde informatie kan ook andere speciale categorieën persoonsgegevens omvatten, zoals informatie over ras en etnische afkomst, informatie over politieke overtuigingen, informatie over religieuze of filosofische overtuigingen, informatie over vakbondsrelaties, gezondheidsinformatie en informatie over seksuele relaties of seksuele geaardheid. Als de klokkenluider ervoor heeft gekozen om de melding anoniem in te dienen, bevat de melding geen informatie die wij kunnen koppelen aan de klokkenluider.
Wij zullen de hierboven genoemde soorten persoonsgegevens alleen verwerken voor zover die persoonsgegevens aan ons worden verstrekt. Daarnaast zullen we de melding behandelen, onderzoeken en opvolgen, inclusief het onderzoek naar beschuldigingen zoals vermeld in de melding. De verwerking van jouw persoonsgegevens voor deze doeleinden is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om een veilige en aangename werkomgeving te creëren en om onze bedrijfsactiviteiten veilig en beveiligd te houden. Houd er rekening mee dat indien de melding betrekking heeft op schendingen van EU-wetgeving, het onze wettelijke verplichting is om de bovengenoemde persoonsgegevens te verwerken. Ook indien de melding betrekking heeft op inbreuken op specifieke arbeidswetten die het welzijn op het werk moeten waarborgen, kunnen wij wettelijk verplicht zijn dergelijke persoonsgegevens te verwerken. Als in de melding speciale categorieën persoonsgegevens worden vermeld, baseren wij ons, afhankelijk van de inhoud van de melding, op de noodzaak om deze gegevens te verwerken op basis van een dwingend algemeen belang, op de vitale belangen van de betrokkene als deze fysiek of juridisch niet in staat is om toestemming te geven, of op de noodzaak om deze gegevens te verwerken voor doeleinden betreffende gezondheid op het werk. Naast deze doeleinden kunnen wij jouw persoonsgegevens ook verwerken voor de volgende doeleinden:
| Doeleinden | Rechtsgrond |
| Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of een redelijk verzoek van bevoegde rechtshandhavingsinstanties of – functionarissen, gerechtelijke instanties, overheidsinstanties of -organen, met inbegrip van bevoegde gegevensbeschermingsautoriteiten. | Om te voldoen aan een wettelijke verplichting. |
| Om jouw persoonsgegevens als bewijs aan de politie of rechterlijke instanties over te dragen als er gerechtvaardigde verdenkingen bestaan van een onwettige handeling of misdaad die jij hebt begaan. | Om te voldoen aan een wettelijke verplichting. |
| Om juridische claims vast te stellen of uit te oefenen of om onze verdediging te organiseren. | Ons gerechtvaardigd belang om onszelf te verdedigen in geval van juridische procedures.
|
In principe zullen wij jouw persoonsgegevens niet delen met iemand anders dan betrouwbare zaakbehandelaars die voor ons werken. Iedereen die toegang heeft tot jouw persoonsgegevens is altijd gebonden aan strikte wettelijke of contractuele verplichtingen om jouw persoonsgegevens veilig en vertrouwelijk te houden. Dit betekent dat alleen de volgende ontvangers jouw persoonsgegevens ontvangen:
Jouw persoonsgegevens worden alleen verwerkt zolang dit nodig is om de hierboven beschreven doeleinden te bereiken. In elk geval verwijderen wij persoonsgegevens met betrekking tot een melding of onderzoek in overeenstemming met artikel 6.6 van dit beleid, tenzij wij verplicht zijn deze voor een langere periode te bewaren in verband met juridische procedures.
De veiligheid en vertrouwelijkheid van jouw persoonsgegevens die wij verwerken, is zeer belangrijk voor ons. Daarom hebben wij maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verwerkte persoonsgegevens veilig worden bewaard. Deze stappen omvatten de verwerking van uitsluitend die persoonsgegevens die nodig zijn voor de verwezenlijking van de doeleinden die wij jou hebben meegedeeld.
Je hebt het recht om informatie over jouw persoonsgegevens te ontvangen die door ons worden verwerkt en, indien aan bepaalde wettelijke vereisten wordt voldaan, recht op rectificatie, wissen en beperkte verwerking, evenals het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking. Als jij jouw rechten wilt uitoefenen, kun je contact met ons opnemen via het onderstaande e-mailadres.
Als je een vraag of klacht hebt over de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken, kun je contact met ons opnemen via e-mail op mo@freia.nl. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde autoriteit voor gegevensbescherming.